Secara umum proses implementasi dilakukan dengan tahapan berikut :
Kick Off Meeting. Implementasi sistem umumnya melibatkan banyak orang, dari berbagai bagian dengan berbagai kepentingan dan sudut pandang. Kick Off Meeting merupakan langkah pertama dalam implementasi sistem, dimana dilakukan penyamaan persepsi seluruh pihak yang terlibat tentang rencana kerja dan peranan masing-masing. Dengan demikian semua pihak jelas apa yang akan dilakukan dan efeknya bagi keseluruhan.
Business Process Analysis. Business Process Analysis dilakukan untuk menjamin sistem yang diterapkan dapat berjalan di perusahaan. Aktivitas yang dilakukan dalam proses ini adalah :
- Menggali informasi dari seluruh pihak di dalam perusahaan.
- Mendokumentasikan proses bisnis yang berjalan saat ini.
- Melakukan review atas proses bisnis yang ada. Dalam review ini dokumentasi dikoreksi jika ada yang kurang tepat. Dan untuk implementasi ke depan, akankah menggunakan proses bisnis yang sama atau ada perubahan.
- Melakukan fit and gap analysis, antara proses bisnis yang berjalan dengan feature yang ada pada Aplikasi DOT MM.
- Mereview fit and gap analysis yang telah disusun, sebagai dasar bagi tahap berikutnya.
Customizing. Tidak semua perusahaan sesuai 100% dengan sistem yang telah dikembangkan oleh DOT System. Jika ada perusahaan tertentu yang berbeda bisnis prosesnya dari perusahaan kebanyakan, dan dalam fase Business Process Analysis disepakati adanya Customizing, maka dilakukanlah customizing ini. Ini adalah proses yang sangat minim dilakukan, karena fleksibilitas yang telah disiapkan dalam berbagai modul yang dikembangkan DOT System. Namun ketika diperlukan, platform DAE (Dot Application Engine) akan memudahkan kami dalam menanganinya.
Installation & Setting. Konsultan melakukan instalasi sistem dan setting. Setting dilakukan agar sistem benar-benar sesuai dengan proses bisnis yang dijalankan di perusahaan. Referensi dalam setting ini adalah hasil Business Process Analysis.
Training. Salah satu titik kritis implementasi adalah training. Training yang kurang akan mengakibatkan user kurang memahami sistem dan menggunakan dengan cara yang tidak tepat. Training diberikan kepada seluruh user dengan metode in-class training. Panduan juga disediakan dalam bentuk video sehingga user dapat menggulang beberapa kali hingga benar-benar lancar.
Running System/ Go Live. System dijalankan ketika semua sudah siap (hardware, software, training). Terdapat beberapa metode implementasi :
- Bigbang : implementasi yang dijalankan dengan seketika, seluruh user bersamaan menggunakan sistem baru.
- Phased Rollout : user menggunakan sistem baru secara bertahap. Implementasi bertahap, baik pada
- Parallel Adoption : user menggunakan sistem paralel dengan sistem yang lama. Setelah sistem baru diyakini berjalan, baru sistem lama dihentikan.
Pilihan metode implementasi ini akan berimplikasi pada resiko permasalahan yang muncul dan lamanya waktu implementasi.
Pada tahap ini dilakukan pengaturan hak akses, inisialisasi data setup, inisialisasi data stock, dan dilakukan transaksi oleh user.
Konsultan menyediakan help desk dalam masa ini untuk membantu user yang masih mengalami kesulitan penggunaan aplikasi. Komitmen kedisiplinan user dan Project Manager untuk mengevaluasi dan mengambil tindakan yang diperlukan, akan menentukan dalam masa ini.