Metode Implementasi SIM

Salah satu kunci keberhasilan implementasi SIM adalah adanya tahapan impementasi yang sistemik dan sistematik.

Berikut tahapan implementasi SIM yang umum dilakukan untuk aplikasi yang sifatnya Tailor Made. Untuk aplikasi yang sifatnya product base tahapannya bisa dipersingkat

A. Survey & Business Process Analysis

Untuk mengoptimalkan penerapan SIM, diperlukan penyesuaian dengan kebutuhan. Oleh karena itu perlu dilaksanakan kegiatan survey untuk memperoleh data dan informasi teknis serta informasi-informasi lainnya yang terkait. Adapun metode survey yang digunakan adalah: Observasi, Diskusi & Wawancara serta Kajian Teknis Operasional. Data dan informasi lainnya yang dihasilkan melalui survey ini, selanjutnya akan dikaji dan dianalisis secara teknis untuk merumuskan sistem yang akan dikembangkan.

 

B. Analisis Sistem

Setelah diperoleh data-data dan informasi lain yang diperlukan, maka kegiatan selanjutnya adalah melakukan Analisis Sistem.

Ada beberapa hal yang berhubungan dengan kegiatan analisis sistem, diantaranya:

  1. Kegiatan analisis sistem dilakukan terhadap sistem yang saat ini digunakan dan  analisis terhadap sistem yang dibutuhkan saat ini.
  2. Kajian analisis sistem ini akan dilakukan oleh tim teknis dan tim ahli untuk merumuskan prosedur yang paling sesuai yang akan digunakan
  3. Hasil rencana sistem akan dituangkan dalam bentuk  flow diagram, deskripsi operasional, rancangan prosedur, dan SOP yang dituangkan dalam laporan pendahuluan pengembangan sistem. Hasil analisis ini termasuk menyepakati check list yang akan digunakan dalam melakukan pengendalian mutu sistem.
  4. Hasil analisis sistem akan didiskusikan dengan penanggung jawab pekerjaan untuk menyepakati pengembangan yang diperlukan. Kesepakatan yang diperoleh akan menjadi acuan dalam pemanfaatan SIM dalam bentuk dokumen desain.
  5. Dokumen desain menjadi acuan utama dalam pengembangan aplikasi.

 

C. Pengembangan Software

Pengembangan software akan dilakukan setelah desain sistem disepakati oleh kedua belah pihak. Untuk pengembangan software ini akan digunakan software aplikasi yang dikembangkan oleh DotSystem. Pengembangan software lebih bersifat modifikasi dan menyesuaikan dengan kebutuhan yang diperlukan dengan kerangka acuan utama berdasarkan hasil analisis sistem yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

 

D. Quality Control

Setelah pengembangan software, kegiatan selanjutnya adalah pengendalian mutu dan kualitas (QC) hasil pengembangan tersebut oleh Tim khusus. QC ini untuk memastikan agar SIM yang akan diterapkan telah benar sesuai dengan kebutuhan klien dan dapat digunakan/dapat berjalan dengan baik (minimize error & bugs).

QC dilakukan dalam 2 tahapan, yaitu :

  1. QC Programming oleh Chief Programmer. Setelah QC passed, compile data  hanya dilakukan di satu computer tertentu saja. QC ini juga memastikan integrasi antara dua system dapat berjalan baik dan sesuai rencana.
  2. QC Aplikasi oleh tim QC khusus, untuk menentukan kesesuaian dengan user requirement dan memastikan aplikasi dapat digunakan dengan baik dan tanpa hambatan.

 

E . Simulasi Sistem

 

Simulasi dilakukan untuk memastikan aplikasi telah benar-benar stabil dan berjalan dengan sebagaimana mestinya pada saat Go Life.

 

E. Set Up dan Migrasi Data

Setup Data dilaksanakan untuk mempersiapkan software yang telah dikembangan diperlukan agar dapat dioperasikan sesuai dengan prosedur operasional standar yang ada. Setup data ini dapat dilaksanakan dengan entry data atau dengan migrasi data. Migrasi data dapat dilaksanakan apabila klien telah memiliki data-data yang berbentuk file komputer yang konsisten.

 

F.  Pengecekan Hardware dan Jaringan

Kegiatan pengecekan hardware dan jaringan adalah memastikan jaringan yang diperlukan untuk komputer dan juga memastikan hardware yang akan digunakan, yang termasuk dalam kegiatan ini adalah :

  1. Penentuan lokasi titik komputer
  2. Menentukan dan menyiapkan server
  3. Checking jaringan
  4. Run test operasional Hardware dan jaringan selama 24 jam

G.  Instalasi Software

Yang termasuk dalam kegiatan ini adalah :

  1. Installasi software aplikasi & software pendukung (jika perlu)
  2. Test operasional

H.  Training Bagi SDM KLIEN

Kegiatan training bagi SDM klien dilaksanakan setelah pengecekan hardware dan instalasi software dilaksanakan, Kegiatan ini merupakan transfer of knowledge operasional aplikasi meliputi : Pengoperasian  Aplikasi, Trouble Shooting, Aliran Sistem Pelaporan dan hal lain yang dianggap perlu.

Kegiatan training ini diperlukan untuk memastikan bahwa aplikasi dapat digunakan dengan baik. Hal ini dilakukan karena aplikasi tidak akan berjalan baik tanpa didukung dengan kemampuan teknis yang baik dari SDM klien.

Kegiatan training ini akan dilaksanakan dalam 3 (tiga) tahap yaitu :

Tahap 1 : Training untuk EDP

Tahap 2 : Training untuk operator (SDM Operasional)

Tahap 3 : Training untuk Manajemen

Materi pelatihan yang diberikan akan disesuaikan dengan kebutuhan yang ada. Baik teori, praktek maupun pendampingan, antara lain :

Materi Pelatihan

Peserta

Dasar jaringan dan komunikasi data EDP & Teknisi
Administrasi sistem operasi server EDP & Administrator
Administrasi sistem database, backup dan recovery data EDP & Administrator
Administrasi Aplikasi EDP & Administrator
Administrasi sistem operasi client & operasional aplikasi Operator pada masing-masing unit kerja
Data Analysis, Executive Summary Reports & Management Decision Making Manajemen & Supervisor setingkat manajer

 

 I.  Running Test

Running test merupakan kegiatan percobaan sistem sebelum operasional, dalam kegiatan ini dilakukan simulasi operasional pelaksanaan sistem komputerisasi. Diharapkan pada akhir kegiatan ini SDM Operasional telah menguasai dan dapat bisa melaksanakan operasional SIM secara langsung dan mandiri.

J.  Supervisi (pendampingan)

Supervisi merupakan kegiatan pendampingan oleh pihak DotSystem kepada SDM Operasional klien dalam menjalankan aplikasi. Pendampingan terbagi menjadi 2 (dua) bagian :

  1. On site supervision: pendampingan yang dilakukan di lokasi kegiatan. Dalam kegiatan ini operator didampingi dalam melaksanakan kegiatan operasional dan dilakukan pembenahan langsung jika terjadi kesalahan operasional, prosedur dan penggunaan program.
  2. Remote supervision: pendampingan yang dilakukan dari jarak jauh guna memantau perkembangan penggunaan software sehingga software dapat dipergunakan secara optimal. Kegiatan ini termasuk pemanduan melalui telepon, email, dan panduan jarak jauh serta perbaikan software bila diperlukan. Remote supervision merupakan bagian dari jaminan pemeliharaan yang diberikan selama masa kerjasama berlangsung.

Strategi Keberhasilan Implementasi Sistem Informasi Manajemen

Implementasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) telah terbukti dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi usaha. Salah satunya karena dengan adanya SIM, pihak manajemen dapat dengan mudah melakukan controling dan monitoring.

Berikut adalah beberapa hal yang dapat meningkatkan keberhasilan implemetasi SIM :

 

A. Komitmen Manajemen

Peran aktif dari manajemen merupakan hal yang sangat penting dan salah satu kunci sukses dari penerapan SIM. Komponen penting dalam SIM adalah Hardware-Software-Brainware, dimana yang menentukan sukses tidaknya penerapan suatu SIM adalah apabila ketida faktor tersebut dapat berjalan baik dan sinergis. Kecanggihan dan kehandalan Software dan Hardware saja tidaklah cukup untuk mensukseskan SIM, apabila tidak diimbangi dengan kesiapan dari Brainware (SDM klien). Komitmen manajemen adalah memastikan ketiga faktor tersebut berjalan dengan baik dan sinergis, terutama untuk faktor Brainware.

B. Tim Counterpart

Tim Counterpart yang merupakan suatu tim kecil dari klien yang dapat mewakili keseluruhan perusahaan. Tim Counterpart didalamnya terdiri dari staf klien yang mampu mendefinisikan seluruh kebutuhan sistem di semua unit. Fungsi dari Tim Counterpart adalah mengumpulkan permintaan-permintaan seperti penyesuaian atau penambahan fasilitas atau laporan yang biasanya diminta oleh baik manajemen atau operator sebagai pengguna, untuk kemudian menganalisa dan menyaring permintaan tersebut untuk diserahkan pada pelaksana pekerjaan.

C. Tahapan Implementasi yang Efisien dan Efektif

Implementasi adalah salah satu bagian akhir dari pembangunan SIM. Pada tahap ini terdapat aturan dari modul mana SIM akan dimulai, terdapat dua pertimbangan untuk menentukan dari modul mana implementasi akan dimulai, yaitu :

  1. Integrasi

Dikarenakan semua mudul akan saling berkaitan dan terintegrasi,maka akan ada beberapa modul yang tidak akan berjalan jika modul yang lain belum bisa berjalan dengan baik. Definisi berjalan dengan baik adalah dimana semua transaksi dan pelaporan sudah sepenuhnya ditangani oleh modul tersebut. Jadi ada modul yang  bisa diimplementasikan secara paralel dan ada beberapa modul yang harus diimplementasikan secara serial.

2.     Prioritas

Prioritas utama dalam implementasi adalah modul-modul yang digunakan untuk pelayanan transaksi. Setelah pelaksanaan transaksi stabil, baru dilanjutkan kepada modul-modul yang sifatnya muara data, seperti: modul inventory dan accounting.