bg-consulting

Team Work

Team Work merupakan hal yang sangat diperlukan untuk memastikan implementasi berjalan dengan efektif dan efisien.

Yang harus diperhatikan dalam hal ini adalah :

 

  1. Product Knowledge

Setiap personil yang akan diterjunkan ke lapangan, haruslah yang telah menguasai product knowledge, dan juga implikasinya sehingga dia telah dapat memahami tugasnya, dan menguasai keadaan yang mungkin timbul dilapangan pada saat implementasi. Untuk itu perlu dirumuskan terlebih dahulu, tahapan product knowledge, hingga diketahui pengetahuan minimal yang harus dikuasai oleh semua personil hingga spesialisasinya.

 

2.  Project Management

Setiap implementasi dipimpin oleh seorang Project Manager. Tugas utama seorang Project Manager adalah mengkoordinasi seluruh seluruh kegiatan dalam siklus hidup suatu proyek.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam project management :

  • Ruang Lingkup

Acuan yang menjadi ruang lingkup proyek adalah dokumen desain. Untuk itu perlu dipastikan pendefinisian ruang lingkup proyek dan verifikasi proyek serta kontrol atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut di mulai.

  •  Waktu

Mengembangkan schedule implementasi modul, dengan mempertimbangkan factor  serta merencanakan kontrol atas schedule tersebut untuk memastikan efektivitasnya. Schedule merupakan acuan yang dipatuhi oleh seluruh anggota team.

  •  Dana

Mengestimasikan budget/cost proyek, serta melakukan cost control.

  •  Kualitas

Meliputi kegiatan perencanaan kualitas, perencanaan jaminan atas suatu kualitas berdasarkan standar tertentu, serta pengontrolan atas kualitas

  •  Resiko

Meliputi perencanaan atas manajemen resiko, mengidentifikasikan resiko yang timbul dari suatu proyek, menganalisa kuantitatif dan kualitatif suatu resiko, merencanakan tindakan yang akan diambil dari suatu resiko yang timbul serta memonitor setiap resiko yang mungkin muncul dari suatu proyek

  •  Sumber Daya Manusia

Perencanaan penggunaan dan penunjukkan SDM untuk pelaksanaan implementasi, pembangunan team. Yang perlu diperhatikan adalah pada saat penyusunan schedule penempatan SDM agar dilakukan secara detail dan matang, untuk menghindari resiko perubahan team secara mendadak. Perubahan SDM secara mendadak dapat menyebabkan resiko : SDM belum menguasai produk dengan baik dan mengurangi image baik perusahaan di mata klien.

  •  Logistik

Manajemen logistik meliputi tahapan perencanaan kebutuhan sumber daya untuk penunjang pelaksanaan proyek, seperti transportasi dan akomodasi. Kebutuhan penunjang ini pun harus direncanakan secara detail dan matang.

  •  Komunikasi

Meliputi kegiatan perencanaan komunikasi antar team dan main office, distribusi informasi, laporan kemajuan proyek dan pembuatan administrasi akhir proyek sebelum diserah terimakan.

 

 3.  Deskripsi Kerja

Setiap anggota team memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Hal ini harus dideklarasikan secara detail untuk mencegah penumpukan tugas dan beban kerja pada seseorang saja. Kejelasan tugas dapat membuat seseorang lebih bertanggung jawab atas pekerjaannya karena dia dapat memahami dengan baik tugas dan tanggungjawabnya, dibandingkan dengan tidak adanya kejelasan tugas.

 

4.  Koordinasi

Titik berat dari kegiatan ini adalah memastikan seluruh kebijakan/kegiatan menyangkut implementasi telah diketahui oleh seluruh anggota team, sehingga tidak ada distorsi komunikasi dan kesalahpahaman yang terjadi antar anggota team. Koordinasi yang matang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi implementasi.

 

5.  Delegasi

Delegasi meliputi serah terima/penunjukan tugas/pekerjaan kepada anggota team. Delegasi harus diberikan dengan jelas dan detail, sehingga setiap anggota team mengerti dan dapat memahami betul segala tugas dan konsekuensinya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>