erp2

Enterprise Resource Planning (ERP)

Disadur dari :  Tech-Faq

Pada prinsipnya ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan integrasi dari praktek manajemen bisnis dan teknologi modern. Teknologi Informasi (TI) terintegrasi dengan proses bisnis inti rumah perusahaan untuk merampingkan dan mencapai tujuan bisnis tertentu. Oleh karenanya, ERP merupakan penggabungan dari tiga komponen yang paling penting: Praktek Manajemen Bisnis, Teknologi Informasi, dan Tujuan Bisnis Tertentu.

Dengan kata sederhana, sebuah ERP merupakan arsitektur perangkat lunak besar yang mendukung streaming dan distribusi informasi perusahaan secara geografis tersebar di semua unit fungsional dari unit bisnis tersebut. Ini akan memberikan para eksekutif manajemen bisnis sebuah gambaran yang komprehensif tentang pelaksanaan bisnis yang lengkap, yang akan mempengaruhi keputusan mereka dalam cara yang produktif.

Inti dari ERP adalah pengelolaan dengan baik , penyimpanan data terpusat yang membutuhkan sumber informasi dan juga menyediakan informasi dalam suatu aplikasi terfragmentasi uang beroperasi pada platform komputasi universal.

Informasi dalam organisasi bisnis yang besar seringkali menumpuk di berbagai server di banyak unit fungsional yang terkadang terpisahkan secara geografis. Pulau-pulau informasi tersebut mungkin dapat melayani unit fungsional masing-masing tetapi gagal untuk meningkatkan kinerja, kecepatan , dan kompetensi perusahaan.

Istilah ERP awalnya merujuk pada cara sebuah organisasi besar dalam merencanakan penggunaan sumber dayanya. Sebelumnya, sistem ERP banyak digunakan pada perusahaan perusahaan besar dan lebih berupa industri. Namun, selama beberapa tahun ini penggunaan ERP telah mengalami perubahan secara radikal. Hari ini ERP dapat diterapkan untuk semua jenis perusahaan yang beroperasi dalam semua jenis operasional di tingkatan apapun.

Hari ini arsitektur aplikasi ERP mungkin telah dapat mencakup berbagai fungsi perusahaan dan mengintegrasikan mereka ke dalam satu repositori database terpadu. Misalnya, fungsi seperti Sumber Daya Manusia, Supply Chain Management, Customer Relationship Management, Keuangan, Manufaktur Manajemen Gudang, Logistik dan semua aplikasi software yang sebelumnya berdiri sendiri dalam aplikasi, database, dan jaringan mereka sendiri. Hari ini, mereka semua dapat bekerja di bawah satu payung – arsitektur ERP .

Agar sistem software dapat disebut sebagai ERP, maka harus menyediakan bisnis dengan banyak fungsi yang memiliki fitur seperti fleksibilitas, modularitas & keterbukaan, broadness, proses bisnis terbaik , dan fokus global .

 

Integrasi adalah kunci untuk Sistem ERP

Integrasi adalah unsur yang sangat penting dalam sistem ERP. Integrasi antara proses bisnis membantu mengembangkan komunikasi dan distribusi informasi, yang mengarah ke peningkatan yang luar biasa dalam produktivitas, kecepatan, dan kinerja.

Tujuan utama sistem ERP adalah untuk mengintegrasikan informasi dan proses dari semua divisi fungsional dari suatu organisasi dan menyatu untuk kemudahan akses dan alur kerja yang terstruktur. Integrasi ini biasanya dilakukan dengan membangun sebuah repositori database tunggal yang berkomunikasi dengan beberapa aplikasi software, memberikan divisi yang berbeda dari sebuah organisasi dengan berbagai statistik bisnis dan informasi.

Meskipun konfigurasi yang sempurna akan menjadi sebuah sistem ERP tunggal untuk seluruh organisasi, banyak organisasi yang lebih besar biasanya menggunakan sistem fungsional tunggal dan perlahan-lahan antarmuka dengan divisi fungsional lainnya. Tipe deployment seperti ini bisa benar-benar memakan waktu dan biaya yang mahal.

 

Sistem ERP Ideal

Sebuah sistem ERP akan memenuhi syarat sebagai model terbaik untuk enterprise-wide solution architecture, jika semua proses organisasi menyatu menjadi sebuat mata rantai dengan satu database central dan satu platform komputasi.

Manufacturing

Engineering, resource & capacity planning, material planning, work flow management, shop floor management, quality control, bills of material, manufacturing process, etc.

Financials

Accounts payable, accounts receivable, fixed assets, general ledger, cash management, and billing (contract/service)

Human Resource

Recruitment, benefits, compensations, training, payroll, time and attendance, labour rules, people management

Supply Chain Management

Inventory management, supply chain planning, supplier scheduling, claim processing, sales order administration, procurement planning, transportation and distribution

Projects

Costing, billing, activity management, time and expense

Customer Relationship Management

Sales and marketing, service, commissions, customer contact and after sales support

 

Data Warehouse

Pada umumnya, ini merupakan satu gudang informasi dimana organisasi, pelanggan, pemasok, dan karyawan dapat mengakses untuk belajar dan orientasi mereka.

 

Sistem ERP Meningkatkan Produktivitas, Kecepatan, dan Kinerja

Sebelum evolusi model ERP, masing-masing departemen dalam suatu perusahaan memiliki aplikasi perangkat lunak mereka sendiri yang terisolasi yang tidak memiliki interface dengan sistem lain. Kerangka terisolasi tersebut membuat masing-masing tidak bisa menyinkronkan proses inter-departemen dan karenanya menghambat produktivitas, kecepatan, dan kinerja organisasi. Ini menyebabkan isu-isu seperti tidak lancarnya pertukaran data, kurangnya sinkronisasi, pemahaman yang tidak lengkap dari fungsi perusahaan, keputusan yang tidak produktif, dll

Sebagai contoh, bagian keuangan tidak bisa berkoordinasi dengan bagian pengadaan untuk merencanakan pembelian sesuai dengan ketersediaan uang.

Oleh karena itu, dengan melakukan implementasi sistem ERP yang komprehensif di seluruh organisasi mengarah pada peningkatan kinerja, sinkronisasi alur kerja, format pertukaran informasi standar, lengkap gambaran fungsi perusahaan, optimasi keputusan global, peningkatan kecepatan, dll

Menerapkan Sistem ERP

Menerapkan sistem ERP dalam suatu organisasi merupakan proses yang sangat kompleks. Dibutuhkan suatu perencanaan yang sistematis, konsultasi ahli, dan pendekatan terstruktur yang baik. Karena ruang lingkup yang luas bahkan waktu bertahun-tahun untuk menerapkan dalam organisasi besar. Menerapkan sistem ERP pada akhirnya memerlukan perubahan yang signifikan pada staf dan proses kerja. Walaupun mungkin tampak sepele untuk untuk tenaga administrasi IT yang ditugaskan untuk memimpin proyek tersebut, itu biasanya disarankan untuk menggunakan jasa konsultan ahli implementasi ERP, karena mereka secara khusus dilatih dalam mengembangkan jenis-jenis sistem.

Organisasi umumnya menggunakan vendor ERP atau perusahaan konsultan untuk menerapkan sistem ERP disesuaikan mereka. Ada tiga jenis layanan profesional yang disediakan ketika menerapkan sistem ERP, mereka Consulting, Customization, dan Support.

• Jasa Konsultasi – bertanggung jawab untuk tahap awal pelaksanaan ERP di mana mereka membantu organisasi menjadi suatu sistem baru mereka dengan melaksanakan pelatihan produk, alur kerja, peningkatan penggunaan ERP dalam organisasi tertentu, dll

• Jasa Kustomisasi – memperpanjang penggunaan sistem ERP baru atau mengubah penggunaannya dengan menciptakan penyesuaian antarmuka pada kode aplikasi yang mendasarinya. Sementara sistem ERP yang dibuat untuk banyak hal yang general, masih ada beberapa kebutuhan yang akan dibangun atau disesuaikan untuk organisasi tertentu.

• Jasa Support – mencakup dukungan dan pemeliharaan sistem ERP, misalnya, pemecahan masalah dan bantuan dengan isu-isu ERP.

Proses implementasi ERP berjalan melalui lima tahap utama: Structured Planning, Process Assessment, Data Compilation & Cleanup, Education & Testing, dan Usage & Evaluation.

  1. Structured Planning: adalah tahapan pertama dan yang paling penting, di mana akan dilakukan pemilihan tim proyek yang kompeten, proses bisnis saat ini yang dipelajari, aliran informasi di dalam dan di luar organisasi yang diteliti, tujuan penting ditetapkan, dan rencana implementasi yang komprehensif dirumuskan.
  2. Process Assessment: adalah tahap penting berikutnya di mana kemampuan aplikasi yang akan diimplementasikan akan diperiksa, proses bisnis manual dinyatakan, dan prosedur kerja standar yang dibangun.
  3. Data Compilation & Cleanup:Membantu untuk melakukan identifikasi data yang akan dikonversi dan informasi baru yang akan diperlukan. Data yang dikumpulkan kemudian dianalisis untuk akurasi dan kelengkapan, membuang data yang tidak berharga/informasi tidak diinginkan.
  4. Education & Testing: membantu dalam pemeriksaan sistem dan melatih pengguna dengan mekanisme ERP. Tim proyek akan melakukan pengujian dan verifikasi database lengkap dengan menggunakan beberapa metode dan proses pengujian. Sebuah in-house training luas diadakan di mana semua pengguna yang bersangkutan berorientasi dengan fungsi sistem ERP baru.
  5. Usage & Evaluation: adalah tahapan final dan berkelanjutan untuk ERP. Akhir-akhir dalam implementasi ERP dilaksanakan secara langsung dalam organisasi dan tim proyek akan memeriksa secara teratur untuk setiap cacat atau deteksi kesalahan.

 

 Keuntungan dari Sistem ERP

Ada banyak keuntungan dari menerapkan sistem ERP. Beberapa diantaranya adalah:

  • Sebuah sistem terintegrasi sempurna yang mencakup semua bidang fungsional
  • Kemampuan untuk merampingkan proses organisasi dan alur kerja yang berbeda
  • Kemampuan untuk dengan mudah mengkomunikasikan informasi di berbagai departemen
  • Peningkatan efisiensi , kinerja , dan produktivitas
  • Peningkatan kemampuan tracking dan forecasting
  • Peningkatan layanan dan kepuasan pelanggan

 

Kekurangan dari Sistem ERP

Biarpun pengalaman di kebanyakan organisasi yang menerapkan sistem ERP menunjukkan keuntungan yang diperoleh biasanya tetap lebih besar daripada kerugian, berikut adalah beberapa hambatan yang paling umum dialami :

  • Ruang lingkup kustomisasi terbatas dalam beberapa situasi
  • Proses bisnis ini harus dibuat ulang dalam melakukan sinkronisasi dengan ERP
  • Sistem ERP bisa sangat mahal untuk diterapkan
  • Mungkin ada kurangnya dukungan teknis yang berkesinambungan
  • Sistem ERP mungkin terlalu kaku untuk organisasi tertentu yang baru atau ingin bergerak ke arah baru dalam waktu dekat

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>