Team Work

Team Work merupakan hal yang sangat diperlukan untuk memastikan implementasi berjalan dengan efektif dan efisien.

Yang harus diperhatikan dalam hal ini adalah :

 

  1. Product Knowledge

Setiap personil yang akan diterjunkan ke lapangan, haruslah yang telah menguasai product knowledge, dan juga implikasinya sehingga dia telah dapat memahami tugasnya, dan menguasai keadaan yang mungkin timbul dilapangan pada saat implementasi. Untuk itu perlu dirumuskan terlebih dahulu, tahapan product knowledge, hingga diketahui pengetahuan minimal yang harus dikuasai oleh semua personil hingga spesialisasinya.

 

2.  Project Management

Setiap implementasi dipimpin oleh seorang Project Manager. Tugas utama seorang Project Manager adalah mengkoordinasi seluruh seluruh kegiatan dalam siklus hidup suatu proyek.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam project management :

  • Ruang Lingkup

Acuan yang menjadi ruang lingkup proyek adalah dokumen desain. Untuk itu perlu dipastikan pendefinisian ruang lingkup proyek dan verifikasi proyek serta kontrol atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut di mulai.

  •  Waktu

Mengembangkan schedule implementasi modul, dengan mempertimbangkan factor  serta merencanakan kontrol atas schedule tersebut untuk memastikan efektivitasnya. Schedule merupakan acuan yang dipatuhi oleh seluruh anggota team.

  •  Dana

Mengestimasikan budget/cost proyek, serta melakukan cost control.

  •  Kualitas

Meliputi kegiatan perencanaan kualitas, perencanaan jaminan atas suatu kualitas berdasarkan standar tertentu, serta pengontrolan atas kualitas

  •  Resiko

Meliputi perencanaan atas manajemen resiko, mengidentifikasikan resiko yang timbul dari suatu proyek, menganalisa kuantitatif dan kualitatif suatu resiko, merencanakan tindakan yang akan diambil dari suatu resiko yang timbul serta memonitor setiap resiko yang mungkin muncul dari suatu proyek

  •  Sumber Daya Manusia

Perencanaan penggunaan dan penunjukkan SDM untuk pelaksanaan implementasi, pembangunan team. Yang perlu diperhatikan adalah pada saat penyusunan schedule penempatan SDM agar dilakukan secara detail dan matang, untuk menghindari resiko perubahan team secara mendadak. Perubahan SDM secara mendadak dapat menyebabkan resiko : SDM belum menguasai produk dengan baik dan mengurangi image baik perusahaan di mata klien.

  •  Logistik

Manajemen logistik meliputi tahapan perencanaan kebutuhan sumber daya untuk penunjang pelaksanaan proyek, seperti transportasi dan akomodasi. Kebutuhan penunjang ini pun harus direncanakan secara detail dan matang.

  •  Komunikasi

Meliputi kegiatan perencanaan komunikasi antar team dan main office, distribusi informasi, laporan kemajuan proyek dan pembuatan administrasi akhir proyek sebelum diserah terimakan.

 

 3.  Deskripsi Kerja

Setiap anggota team memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Hal ini harus dideklarasikan secara detail untuk mencegah penumpukan tugas dan beban kerja pada seseorang saja. Kejelasan tugas dapat membuat seseorang lebih bertanggung jawab atas pekerjaannya karena dia dapat memahami dengan baik tugas dan tanggungjawabnya, dibandingkan dengan tidak adanya kejelasan tugas.

 

4.  Koordinasi

Titik berat dari kegiatan ini adalah memastikan seluruh kebijakan/kegiatan menyangkut implementasi telah diketahui oleh seluruh anggota team, sehingga tidak ada distorsi komunikasi dan kesalahpahaman yang terjadi antar anggota team. Koordinasi yang matang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi implementasi.

 

5.  Delegasi

Delegasi meliputi serah terima/penunjukan tugas/pekerjaan kepada anggota team. Delegasi harus diberikan dengan jelas dan detail, sehingga setiap anggota team mengerti dan dapat memahami betul segala tugas dan konsekuensinya.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Disadur dari :  Tech-Faq

Pada prinsipnya ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan integrasi dari praktek manajemen bisnis dan teknologi modern. Teknologi Informasi (TI) terintegrasi dengan proses bisnis inti rumah perusahaan untuk merampingkan dan mencapai tujuan bisnis tertentu. Oleh karenanya, ERP merupakan penggabungan dari tiga komponen yang paling penting: Praktek Manajemen Bisnis, Teknologi Informasi, dan Tujuan Bisnis Tertentu.

Dengan kata sederhana, sebuah ERP merupakan arsitektur perangkat lunak besar yang mendukung streaming dan distribusi informasi perusahaan secara geografis tersebar di semua unit fungsional dari unit bisnis tersebut. Ini akan memberikan para eksekutif manajemen bisnis sebuah gambaran yang komprehensif tentang pelaksanaan bisnis yang lengkap, yang akan mempengaruhi keputusan mereka dalam cara yang produktif.

Inti dari ERP adalah pengelolaan dengan baik , penyimpanan data terpusat yang membutuhkan sumber informasi dan juga menyediakan informasi dalam suatu aplikasi terfragmentasi uang beroperasi pada platform komputasi universal.

Informasi dalam organisasi bisnis yang besar seringkali menumpuk di berbagai server di banyak unit fungsional yang terkadang terpisahkan secara geografis. Pulau-pulau informasi tersebut mungkin dapat melayani unit fungsional masing-masing tetapi gagal untuk meningkatkan kinerja, kecepatan , dan kompetensi perusahaan.

Istilah ERP awalnya merujuk pada cara sebuah organisasi besar dalam merencanakan penggunaan sumber dayanya. Sebelumnya, sistem ERP banyak digunakan pada perusahaan perusahaan besar dan lebih berupa industri. Namun, selama beberapa tahun ini penggunaan ERP telah mengalami perubahan secara radikal. Hari ini ERP dapat diterapkan untuk semua jenis perusahaan yang beroperasi dalam semua jenis operasional di tingkatan apapun.

Hari ini arsitektur aplikasi ERP mungkin telah dapat mencakup berbagai fungsi perusahaan dan mengintegrasikan mereka ke dalam satu repositori database terpadu. Misalnya, fungsi seperti Sumber Daya Manusia, Supply Chain Management, Customer Relationship Management, Keuangan, Manufaktur Manajemen Gudang, Logistik dan semua aplikasi software yang sebelumnya berdiri sendiri dalam aplikasi, database, dan jaringan mereka sendiri. Hari ini, mereka semua dapat bekerja di bawah satu payung – arsitektur ERP .

Agar sistem software dapat disebut sebagai ERP, maka harus menyediakan bisnis dengan banyak fungsi yang memiliki fitur seperti fleksibilitas, modularitas & keterbukaan, broadness, proses bisnis terbaik , dan fokus global .

 

Integrasi adalah kunci untuk Sistem ERP

Integrasi adalah unsur yang sangat penting dalam sistem ERP. Integrasi antara proses bisnis membantu mengembangkan komunikasi dan distribusi informasi, yang mengarah ke peningkatan yang luar biasa dalam produktivitas, kecepatan, dan kinerja.

Tujuan utama sistem ERP adalah untuk mengintegrasikan informasi dan proses dari semua divisi fungsional dari suatu organisasi dan menyatu untuk kemudahan akses dan alur kerja yang terstruktur. Integrasi ini biasanya dilakukan dengan membangun sebuah repositori database tunggal yang berkomunikasi dengan beberapa aplikasi software, memberikan divisi yang berbeda dari sebuah organisasi dengan berbagai statistik bisnis dan informasi.

Meskipun konfigurasi yang sempurna akan menjadi sebuah sistem ERP tunggal untuk seluruh organisasi, banyak organisasi yang lebih besar biasanya menggunakan sistem fungsional tunggal dan perlahan-lahan antarmuka dengan divisi fungsional lainnya. Tipe deployment seperti ini bisa benar-benar memakan waktu dan biaya yang mahal.

 

Sistem ERP Ideal

Sebuah sistem ERP akan memenuhi syarat sebagai model terbaik untuk enterprise-wide solution architecture, jika semua proses organisasi menyatu menjadi sebuat mata rantai dengan satu database central dan satu platform komputasi.

Manufacturing

Engineering, resource & capacity planning, material planning, work flow management, shop floor management, quality control, bills of material, manufacturing process, etc.

Financials

Accounts payable, accounts receivable, fixed assets, general ledger, cash management, and billing (contract/service)

Human Resource

Recruitment, benefits, compensations, training, payroll, time and attendance, labour rules, people management

Supply Chain Management

Inventory management, supply chain planning, supplier scheduling, claim processing, sales order administration, procurement planning, transportation and distribution

Projects

Costing, billing, activity management, time and expense

Customer Relationship Management

Sales and marketing, service, commissions, customer contact and after sales support

 

Data Warehouse

Pada umumnya, ini merupakan satu gudang informasi dimana organisasi, pelanggan, pemasok, dan karyawan dapat mengakses untuk belajar dan orientasi mereka.

 

Sistem ERP Meningkatkan Produktivitas, Kecepatan, dan Kinerja

Sebelum evolusi model ERP, masing-masing departemen dalam suatu perusahaan memiliki aplikasi perangkat lunak mereka sendiri yang terisolasi yang tidak memiliki interface dengan sistem lain. Kerangka terisolasi tersebut membuat masing-masing tidak bisa menyinkronkan proses inter-departemen dan karenanya menghambat produktivitas, kecepatan, dan kinerja organisasi. Ini menyebabkan isu-isu seperti tidak lancarnya pertukaran data, kurangnya sinkronisasi, pemahaman yang tidak lengkap dari fungsi perusahaan, keputusan yang tidak produktif, dll

Sebagai contoh, bagian keuangan tidak bisa berkoordinasi dengan bagian pengadaan untuk merencanakan pembelian sesuai dengan ketersediaan uang.

Oleh karena itu, dengan melakukan implementasi sistem ERP yang komprehensif di seluruh organisasi mengarah pada peningkatan kinerja, sinkronisasi alur kerja, format pertukaran informasi standar, lengkap gambaran fungsi perusahaan, optimasi keputusan global, peningkatan kecepatan, dll

Menerapkan Sistem ERP

Menerapkan sistem ERP dalam suatu organisasi merupakan proses yang sangat kompleks. Dibutuhkan suatu perencanaan yang sistematis, konsultasi ahli, dan pendekatan terstruktur yang baik. Karena ruang lingkup yang luas bahkan waktu bertahun-tahun untuk menerapkan dalam organisasi besar. Menerapkan sistem ERP pada akhirnya memerlukan perubahan yang signifikan pada staf dan proses kerja. Walaupun mungkin tampak sepele untuk untuk tenaga administrasi IT yang ditugaskan untuk memimpin proyek tersebut, itu biasanya disarankan untuk menggunakan jasa konsultan ahli implementasi ERP, karena mereka secara khusus dilatih dalam mengembangkan jenis-jenis sistem.

Organisasi umumnya menggunakan vendor ERP atau perusahaan konsultan untuk menerapkan sistem ERP disesuaikan mereka. Ada tiga jenis layanan profesional yang disediakan ketika menerapkan sistem ERP, mereka Consulting, Customization, dan Support.

• Jasa Konsultasi – bertanggung jawab untuk tahap awal pelaksanaan ERP di mana mereka membantu organisasi menjadi suatu sistem baru mereka dengan melaksanakan pelatihan produk, alur kerja, peningkatan penggunaan ERP dalam organisasi tertentu, dll

• Jasa Kustomisasi – memperpanjang penggunaan sistem ERP baru atau mengubah penggunaannya dengan menciptakan penyesuaian antarmuka pada kode aplikasi yang mendasarinya. Sementara sistem ERP yang dibuat untuk banyak hal yang general, masih ada beberapa kebutuhan yang akan dibangun atau disesuaikan untuk organisasi tertentu.

• Jasa Support – mencakup dukungan dan pemeliharaan sistem ERP, misalnya, pemecahan masalah dan bantuan dengan isu-isu ERP.

Proses implementasi ERP berjalan melalui lima tahap utama: Structured Planning, Process Assessment, Data Compilation & Cleanup, Education & Testing, dan Usage & Evaluation.

  1. Structured Planning: adalah tahapan pertama dan yang paling penting, di mana akan dilakukan pemilihan tim proyek yang kompeten, proses bisnis saat ini yang dipelajari, aliran informasi di dalam dan di luar organisasi yang diteliti, tujuan penting ditetapkan, dan rencana implementasi yang komprehensif dirumuskan.
  2. Process Assessment: adalah tahap penting berikutnya di mana kemampuan aplikasi yang akan diimplementasikan akan diperiksa, proses bisnis manual dinyatakan, dan prosedur kerja standar yang dibangun.
  3. Data Compilation & Cleanup:Membantu untuk melakukan identifikasi data yang akan dikonversi dan informasi baru yang akan diperlukan. Data yang dikumpulkan kemudian dianalisis untuk akurasi dan kelengkapan, membuang data yang tidak berharga/informasi tidak diinginkan.
  4. Education & Testing: membantu dalam pemeriksaan sistem dan melatih pengguna dengan mekanisme ERP. Tim proyek akan melakukan pengujian dan verifikasi database lengkap dengan menggunakan beberapa metode dan proses pengujian. Sebuah in-house training luas diadakan di mana semua pengguna yang bersangkutan berorientasi dengan fungsi sistem ERP baru.
  5. Usage & Evaluation: adalah tahapan final dan berkelanjutan untuk ERP. Akhir-akhir dalam implementasi ERP dilaksanakan secara langsung dalam organisasi dan tim proyek akan memeriksa secara teratur untuk setiap cacat atau deteksi kesalahan.

 

 Keuntungan dari Sistem ERP

Ada banyak keuntungan dari menerapkan sistem ERP. Beberapa diantaranya adalah:

  • Sebuah sistem terintegrasi sempurna yang mencakup semua bidang fungsional
  • Kemampuan untuk merampingkan proses organisasi dan alur kerja yang berbeda
  • Kemampuan untuk dengan mudah mengkomunikasikan informasi di berbagai departemen
  • Peningkatan efisiensi , kinerja , dan produktivitas
  • Peningkatan kemampuan tracking dan forecasting
  • Peningkatan layanan dan kepuasan pelanggan

 

Kekurangan dari Sistem ERP

Biarpun pengalaman di kebanyakan organisasi yang menerapkan sistem ERP menunjukkan keuntungan yang diperoleh biasanya tetap lebih besar daripada kerugian, berikut adalah beberapa hambatan yang paling umum dialami :

  • Ruang lingkup kustomisasi terbatas dalam beberapa situasi
  • Proses bisnis ini harus dibuat ulang dalam melakukan sinkronisasi dengan ERP
  • Sistem ERP bisa sangat mahal untuk diterapkan
  • Mungkin ada kurangnya dukungan teknis yang berkesinambungan
  • Sistem ERP mungkin terlalu kaku untuk organisasi tertentu yang baru atau ingin bergerak ke arah baru dalam waktu dekat

Peran ERP Dalam Meningkatkan Kinerja Perusahaan

Disadur dari tulisan : Suhendi

PENDAHULUAN

Persaingan global telah melahirkan standar kompetisi baru. Pada kondisi ini setiap perusahaan yang ingin tetap survive dan growth harus dapat menciptakan dan mempertahankan competitive advantage yang dimilikinya dengan terus-menerus meningkatkan daya saing. Persaingan bisnis yang semakin tinggi menuntut perusahaan untuk terus meningkatkan kinerja berbagai elemen di dalam organisasi/perusahaan. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business processes. Tidak sedikit perusahaan perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem informasi, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing.

Kondisi ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lokasi kerja satu dengan lokasi kerja lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. Data yang diintegrasikan ini dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.

Salah satu konsep yang cukup terkenal yang merupakan sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi yaitu konsep Entreprise Resource Planning (ERP). Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Dengan bantuan ERP perusahaan di Indonesia dapat terintegrasi pada setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Manfaat lain dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru.

 

DEFINISI ERP

ERP merupakan sebuah framework transaksi enterprise yang menghubungkan proses pemesanan barang, manajemen inventarisasi dan kontrol, perencanaan distribusi dan produksi, dan keuangan. ERP bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan mengautomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi termasuk manufacturing, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dari sebuah perusahaan (O‟Brien, 2005).

ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.

Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.

 

Gambar 1. Konsep dasar ERP (Rashid et al. 2002)

 

Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk:

  • Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
  • Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
  • Menghasilkan informasi yang real-time
  • Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

 

PERKEMBANGAN ERP

Dalam perkembangan ERP tidak terlepas dari perkembangan rekayasa pabrikasi (manufacturing) itu sendiri. Kebutuhan akan informasi dari proses pabrikasi juga semakin banyak yang akan berguna bagi setiap pelaku dari pabrikasi baik pelaksanaan maupun pengambil keputusan. Perkembangan ERP melalui tahapan yang sangat lama dengan mengembangkan dari sistem yang telah lahir sebelumnya, hal tersebut terlihat sebagai berikut:

Tahap I : Material Requirement Planning (MRP), merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material

Tahap II: Close-Loop MRP, merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan

Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II), merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan

Tahap IV: Enterprise Resource Planning (ERP), merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah

Tahap V: Extended ERP (ERP II) Merupakan perkembangan dari ERP

Tahun 1970-an merupakan konsep awal dari ERP dengan adanya MRP (Material Requirements Planning), sistem ini meliputi perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material perusahaan. Tahun 1980-an MRP berkembang menjadi MRP II (Manufacturing Resource Planning), yang memperkenalkan konsep mengenai penyatuan kebutuhan material (MRP) dan kebutuhan sumber daya untuk proses produksi. Tahun 1990-an perkembangan ERP mulai pesat, awal dari perkembangan ERP dumulai Tahun 1972 dengan dipelopori oleh 5 karyawan IBM di Mannheim Jerman yang menciptakan SAP yang berfungsi untuk menyatukan solusi bisnis. Pada dasarnya ERP adalah penambahan module keuangan pada MRP II, sehingga lebih memudahkan bagi para pengambil keputusan menentukan keputusan-keputusannya.

 

MANFAAT DAN KELEMAHAN ERP

Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan.

Fan et, al dalam Yusuf, et al. (2006) menyatakan ERP merupakan fungsi sistem aplikasi software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan. Sedangkan Leon (2005) menyatakan bahwa ERP mempunyai keuntungan dengan pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan

Teori yang disampaikan Gargeya dan Brady (2005) menyatakan bahwa ada faktor-faktor keberhasilan dan faktor-faktor kegagalan antara lain: pertama, kemampuan untuk mempersingkat bisnis proses atau operasi sehingga kustomisasi berkurang pada perusahaan; kedua, keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan dan vendor; ketiga, adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada perusahaan; keempat, menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari cara-cara tersendiri dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen beroperasi dengan prosedur berbeda dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu dilakukan wadah untuk sharing knowledge ERP pada perusahaan. Kelima, merencanakan biaya pada saat implementasi dan pengembangan ERP untuk menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan perusahaan. Keenam, pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa perusahaan dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan.

Disamping banyak keuntungan yang diperoleh dari ERP, beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :

1. Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.

2. Biaya implementasi ERP yang sangat mahal

3. Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah

4. Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.

 

PENDEKATAN IMPLEMENTASI ERP

Penerapan ERP pada perusahaan akan memperoleh keuntungan berupa perencanaan produksi, pemrosesan pesanan, manajemen persediaan, pengiriman, maupun keuangan sehingga mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan. Kegiatan bisnis akan terintegrasi dengan software ERP dan database umum yang dipelihara oleh DBMS. Menciptakan perusahaan yang efisien, responsif serta lincah dalam persaingan bisnis yang semakin ketat.

Implikasi ERP pada perusahaan sangat di sesuaikan dengan keadaan perusahaan. Perencanaa maupun penerapan ERP melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan. Penerapan tersebut tidak hanya didukung dengan ERP sebagai alat tetapi juga didukung oleh keempat komponen teknologi yaitu humanware, technoware, organware dan infoware. Dari konsep keempat komponen tersebut maka kesuksesan dalam ERP tergantung pada faktor-faktor sebagai berikut :

a. Management/organisasi; meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab.

b. Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.

c. Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface.

d. Data; meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data.

e. Personel; meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan.

Dalam implementasi ERP terdapat beberapa pendekatan yang dapat digunakan diantaranya :

1. The Big Bang

Yaitu strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan. Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal. Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi.

2. Step-by-step (Phased Approach)

Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait. Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan. Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan dating akibat konsultasi internal, ongkos tidak terlalu membebani.

Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang. Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal.

3. Small Bang (Pilot Approach)

Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait. Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas berkurang. Kekurangannya adalah membutuhkan banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik antar site.

 

KESIMPULAN

Lingkungan bisnis saat ini selalu berubah menyesuaikan tuntutan masyarakat yang selalu berkembang baik dari segi kehidupan ekonomi, sosial, budaya, politik serta gaya hidup. Perubahan lingkungan global menuntut perusahaan untuk selalu memberikan mutu yang baik, fleksibel, transparan, inovatif, serta memiliki multi kompetensi. Dalam perubahan lingkungan yang ada, teknologi informasi merupakan elemen yang sangat mempengaruhi lingkungan organisasi secara signifikan. Teknologi informasi yang digunakan dalam sistem informasi berkembang secara pesat, ERP (enterprise resource planning) merupakan aplikasi dari sistem informasi yang berbasis enterprise, dimana memungkinkan terjadi integrasi data yang terdapat pada keseluruhan unit yang ada dalam organisasi, sehingga hal ini memampukan organisasi bisnis untuk mengambil keputusan secara akurat dan cepat. Dalam kaitannya dengan bidang akuntansi, ERP membawa pengaruh kedalam pendidikan akuntan, profesi akuntansi dan tentu saja profesi auditor.

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

Yusuf, Y., at al, 2006 “Implementation of Enterprise Resources Planning in China”, International Journal Production Economics

Leon, A., 2005 “Enterprise Resources Planning” McGraw-Hill Publishing Company Limited, New Delhi.

Xue, Y., et al., 2005 “ERP Implementation Failure in China Case Studies with Implications for ERP Vendors”, International Journal Production Economics.

Rashid, M. A., L. Hossain and A. University of Sydney 2002. ‘The Evolution of ERP Systems: A Historical

Perspective’, Idea Group Publishing.

http://www.komputer-teknologi.net/syarwani/downloads/PrERPdasar.pdf